Pengertian Laporan
I. Laporan adalah :
Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.
Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
II. Dari uraian diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. Apa yang menjadi manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
2. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3. Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.
4. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.
Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.
2. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
3. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
4. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.
5. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.
6. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
7. Harus ada proses timbal balik
Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
Laporan juga berfungsi sebagai :
pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.
landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.
alat untuk melakukan pengawasan.
dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.
Peneliti haruslah menyusun laporan hasil penelitian dengan sebaik-baiknya. Laporan penelitian akan bermanfaat khususnya bagi pihak-pihak sebagai berikut :
A. PENELITI
Manfaat penyusunan laporan penelitian bagi peneliti adalah :
1. Merupakan bukti bahwa peneliti telah menemukan sesuatu.
2. Untuk menunjukkan hasil temuannya agar dikenal oleh banyak pihak (ilmuwan, pemerintah
serta masyarakat).
2. Membuat hasil penelitian menjadi lebih bermakna.
B. PARA ILMUWAN
Dengan penemuan melalui penelitian, khasanah ilmu pengetahuan akan bertambah luas. Penambahan ilmu berarti bertambah pula tempat berpijak bagi mereka dalam mengembangkan pengetahuan lebih lanjut.
C. PEMERINTAH, BIROKRAT DAN PENGAMBIL KEBIJAKAN
Informasi yang diperoleh dari penelitian akan bermanfaat bagi penentuan kebijakan sehingga daya dukung kebijakan tersebut cukup kuat karena berupa data actual.
D. MASYARAKAT LUAS
Dengan adanya informasi dari penelitian ilmiah, kehidupan manusia menjadi lebih sempurna dan semakin mudah. Contoh : penemuan listrik, telepon dan televisi.
III. Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :
A. Pengumpulan data dan fakta
Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
Jumlah tenaga kerja per bagian.
Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.
Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.
B. Pemindahan tabulating data dan fakta
Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :
Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
C. Membuat kerangka laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :
Pertama : Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
a. Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
b. Maslah yang akan dibahas.
c. Batasan masalah.
d. Sistematika penulisan laporan.
e. Pendekatan penyelesaian yang digunakan.
Kedua : Tubuh Laporan
Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :
a. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
b. Terdapat analisa si pelapor.
c. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
Permasalahan.
Batasan masalah.
Hipotesa.
Latar belakang teori.
Bagian (part).
Bab-bab (chapters).
Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.
Ketiga : Saran-saran
Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.
Keempat : Konklusi dan Penutup
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.
IV. Bentuk Laporan Resmi
Bentuk resmi dari suatu laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat memperhatikan soal-soal kerangka, sistematika, teknis penulisan dan sebagainya. Laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal dibawah ini :
a. Halaman judul.
b. Kata pengantar.
c. Daftar isi.
d. Daftar tabel.
e. Daftar gambar.
f. Pendahuluan.
g. Tubuh laporan.
h. Kesimpulan dan saran.
i. Daftar pustaka.
j. Lampiran.
k. Daftar petunjuk.
Isi
Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain.
Fungsi
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya. Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi :
1. Fungsi Informatif
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan
Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.
Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
e. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
f. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan rekomendasi
Yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan analitis
Yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan Pertanggungjawaban
Di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)
Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
Laporan berbentuk Memo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
Laporan berbentuk Campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
Laporan berbentuk formulir.
Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan Periodik
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
V. SISTEMATIKA LAPORAN
Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan. Secara garis besar, semua laporan memiliki 3 bagian utama, yang terdiri atas : bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup. Namun demikian, setiap laporan memiliki sistematika yang khas. Berikut akan disajikan sistematika laporan secara umum, sistematika artikel hasil penelitian, sistematika artikel nonpenelitian, sistematika makalah, sistematika laporan penelitian, sistematika laporan evaluasi, dan sistematikan laporan analisis.
A. Sistematika Laporan Secara Umum
Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap sistematika laporan itu memiliki 3 bagian utama dan di antara 3 bagian utama itu ada bagian-bagian lagi yang dinamakan subbagian. Berikut adalah sub-sub bagian yang pasti ada di setiap jenis laporan.
Judul
Dalam lembar judul, didalamnya mencakup judul laporan, yang telah menulis/membuat laporan, dan tanggal saat laporan tersebut ditulis/disampaikan.
Kata Pengantar
Dalam lembar kata pengantar, didalamnya berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau organisasi yang telah membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang dilaporkan.
Daftar Isi
Seperti dalam sebuah buku, dalam laporan juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini dimaksudkan adalah agar mempermudah pengguna dalam mencari hal-hal yang dibutuhkan.
Abstrak/ringkasan
Abstrak adalah bagian yang paling penting dari laporan dan juga (mungkin) satu-satunya bagian yang dibaca secara rinci oleh pengguna laporan. Karenanya, abstrak harus hati-hati ditulis dan harus berisi gambaran lengkap dari pesan dalam laporan tersebut, dengan ringkasan yang jelas tentang rekomendasi yang akan diberikan.
Ruang Lingkup dan Tujuan
Bagian ini harus mendefinisikan ruang lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai.
Metodologi
Bagian ini menjelaskan bagaimana menyelidiki daerah tersebut. Bagaimana mengumpulkan informasi, dari mana dan berapa banyak (misalnya jika menggunakan survei, bagaimana survei dilakukan, bagaimana memutuskan pada kelompok sasaran, berapa banyak yang disurvei, bagaimana mereka disurvei -? Oleh wawancara atau kuesioner).
Pendahuluan/Latar Belakang
Hal ini akan membantu untuk menyempurnakan pembaca ke dalam latar belakang laporan Anda. Berisi secara detail mengenai latar belakang laporan-tapi ingat untuk tetap relevan, faktual dan singkat.
Analisa/Pembahasan
Ini adalah tubuh utama laporan, di mana ide-ide dikembangkan. Pastikan bahwa yang dikembangkan terstruktur, judul yang jelas, dan bahwa pembaca/pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Sifat bagian ini akan tergantung pada ruang lingkup laporan. Bagian harus berurusan dengan topik utama yang dibahas - harus ada urutan logis, bergerak dari deskriptif ke analitis. Selain itu, harus berisi informasi yang cukup untuk membenarkan kesimpulan dan rekomendasi yang mengikuti. Pemilihan informasi yang tepat sangat penting di sini: jika informasi penting untuk membantu memahami, maka harus dimasukkan; informasi yang tidak relevan harus dihilangkan.
Kesimpulan
Kesimpulan diambil dari analisis di bagian sebelumnya dan harus jelas dan ringkas. Mereka juga harus berkaitan dengan kajian teoritis yang menjadi acuan. Pada tahap ini, tidak ada informasi baru dapat dimasukkan.
Rekomendasi
Pastikan bahwa yang disoroti adalah apa yang pembaca/pengguna ingin tahu dan apa yang harus mereka lakukan sebagai hasil dari membaca laporan, karena tujuan mereka membaca laporan BUKAN untuk menggali informasi. Jadi usahakan, jangan menggunakan kata “disarankan”. Seperti Kesimpulan, rekomendasi-rekomendasi harus jelas berasal dari tubuh utama laporan dan informasi baru juga harus disertakan.
Daftar Pustaka
Daftar Pustaka berisi materi tambahan yang tidak secara khusus disebut, namun yang pembaca mungkin ingin untuk menindaklanjuti.
Apendiks
Gunakan ini untuk memberikan informasi lebih rinci yang pembaca/pengguna mungkin perlu untuk referensi. Lampiran harus relevan dan harus diberi nomor sehingga mereka bisa disebut dalam tubuh utama.
Glossari
Glossari dibutuhkan jika di dalam laporan ada kata-kata baru yang sekiranya belum dimengerti oleh pembaca/pengguna.
B. Sistematika Artikel Hasil Penelitian
Artikel hasil penelitian merupakan salah satu bentuk tanggung jawab peneliti untuk mendiseminasikan/menyebarluaskan hasil penelitiannya. Artikel bisa dikatakan sebagai sebuah laporan, namun biasanya media penyampaiannya adalah jurnal. Penulisan artikel menggunakan sistematika TANPA angka maupun abjad. Berikut ini disajikan uraian tentang isi artikel hasil penelitian secara umum yang berlaku untuk hasil penelitian kuantitatif dan kualitatif.
Judul
Judul hendaknya informatif, lengkap, tidak terlalu panjang, ataupun terlalu pendek, yaitu antara 5–15 kata. Judul artikel memuat variabel-variabel yang diteliti atau kata kunci yang menggambarkan masalah yang diteliti.
Nama Penulis
Nama penulis artikel ditulis tanpa disertai gelar akademik atau gelar lain apapun. Ada beberapa model yang dapat diikuti untuk menuliskan nama lembaga asal penulis. Model pertama ditulis sebagai catatan kaki di halaman pertama. Jika lebih dari dua penulis, hanya nama penulis utama saja yang dicantumkan di bawah judul; nama penulis lain ditulis dalam catatan kaki. Ada juga model dengan menuliskan nama lembaga langsung di bawah nama penulis, dan ada pula penulisannya (semua nama-nama lembaga penulis) sebagai catatan kaki.
Abstrak dan Kata Kunci
Abstrak berisi pernyataan ringkas dan padat tentang ide-ide yang paling penting. Abstrak memuat masalah dan tujuan penelitian, prosedur penelitian (untuk penelitian kualitatif termasuk deskripsi tentang subjek yang diteliti) dan ringkasan hasil penelitian (bila dianggap perlu, juga simpulan dan implikasi). Panjang abstrak 75–100 kata dan ditulis dalam satu paragraf. Abstrak ditulis dengan spasi tunggal dengan menggunakan format yang lebih sempit dari teks utama (margin kanan dan kiri menjorok masuk 1.2 cm).
Kata kunci adalah kata pokok yang menggambarkan daerah masalah yang diteliti atau istilah-istilah yang merupakan dasar pemikiran gagasan dalam karangan asli dan berupa kata tunggal atau gabungan kata. Jumlah kata kunci sekitar 3–5 buah kata. Kata kunci diperlukan untuk kepentingan komputerisasi system informasi ilmiah. Dengan kata kunci dapat dengan mudah judul-judul penelitian beserta abstraknya.
Pendahuluan
Bagian ini berisi kajian pustaka yang mencakupi sedikitnya tiga gagasan, yaitu: 1) latar belakang atau rasional penelitian, 2) masalah dan wawasan rencana pemecahan masalah, dan 3) rumusan tujuan penelitian (dan harapan tentang manfaat hasil penelitian).
Metode
Pada prinsipnya, bagian ini berisi bagaimana penelitian itu dilakukan. Uraian disajikan dalam beberapa paragraph tanpa subbagian atau dipilah-pilah menjadi beberapa subbagian. Hanya hal-hal pokok saja yang disajikan. Uraian rinci tentang rancangan penelitian tidak perlu diberikan. Materi pokok dalam bagian ini adalah bagaimana data dikumpulkan, siapa/apa sumber data, dan bagaimana data dianalisis. Apabila uraian ini disajikan dalam subbagian, subbagian itu antara lain berisi keterangan tentang populasi dan sampel (atau subjek), instrumen pengumpulan data, rancangan penelitian (terutama jika digunakan rancangan yang cukup kompleks seperti rancangan eksperimental), dan teknik analisis data.
Daftar Rujukan
Daftar rujukan harus lengkap dan sesuai dengan rujukan yang disajikan dalam batang tubuh artikel ilmiah. Bahan pustaka yang dimasukkan dalam daftar rujukan harus sudah disebutkan dalam batang tubuh artikel. Semua rujukan yang disebutkan dalam batang tubuh juga harus disajikan dalam daftar rujukan.
C. Sistematika Artikel Nonpenelitian
Istilah artikel nonpenelitian mengacu pada semua jenis artikel ilmiah yang tidak merupakan hasil penelitian. Artikel yang termasuk kategori ini antara lain berupa artikel yang menelaah suatu teori, konsep, atau prinsip; mengembangkan suatu model, mendeskripsikan fakta atau fenomena tertentu, menilai suatu produk, dan sebagainya. Ketentuan untuk penulisan artikel nonpenelitian pada dasarnya berlaku juga untuk penulisan makalah pendek (makalah yang panjangnya tidak lebih dari 20 halaman), hanya saja dalam makalah pendek abstrak dan kata kunci tidak harus ada. Penulisan artikel menggunakan sistematika TANPA angka dan abjad. Sebuah artikel nonpenelitian memuat hal-hal yang sangat esensial; Karen aitu biasanya jumlah halaman yang disediakan tidak banyak (sekitar 10 – 20 halaman). Unsur pokok yang harus ada dalam artikel nonpenelitian dan sistematikanya adalah: 1) judul, 2) nama penulis, 3) abstrak dan kata kunci, 4) pendahuluan, 5) bagian inti, 6) penutup, dan 7 ) daftar rujukan/pustaka Berhubung sistematika dalam artikel hasil penelitian dan artikel nonpenelitian hampir sama, maka yang akan dijabarkan berikut adalah bagian yang memeiliki perbedaan dari keduanya saja.
Pendahuluan
Berbeda dengan isis pendahuluan dalam artikel hasil penelitian, bagian pendahuluan dalam artikel nonpenelitian berisi uraian yang mengantarkan pembaca kepada topic utama yang akan dibahas. Oleh karena itu, bagian ini berisi hal-hal yang dapat menarik minat pembaca sehingga mereka “tergiring” untuk mendalami bagian selanjutnya. Selain itu, bagian ini hendaknya diakhiri dengan rumusan singkat (1 – 2 kalimat) tentang hal-hal pokok yang dibahas.
Penutup
istilah penutup digunakan sebagai judul bagian akhir dari sebuah artikel nonpenelitian, jika isinya hanya berupa catatan akhir atau sejenisnya. Jika pada bagian akhir berisi simpulan hasil pembahasan pada bagian sebelumnya, uraian itu perlu dimasukkan pada bagian simpulan. Kebanyakan artikel nonpenelitian membutuhkan simpulan. Ada beberapa artikel nonpenelitian yang dilengkapi dengan saran. Sebaiknya saran ditempatkan dalam bagian tersendiri.
D. Sistematika Makalah
Salah satu tujuan pokok penulisan makalah adalah meyakinkan pembaca bahwa topic yang ditulis dengan dilengkapi dengan penalaran logis dan pengorganisasian yang sistematis memang perlu diketahui dan diperhatikan. Makalah yang merupakan salah satu jenis karya ilmiah memiliki cirri-ciri: 1) objektif, 2) tidak memihak, 3) berdasarkan fakta, 4) sistematis, dan 5) logis. Berdasarkan ciri ini, baik tidaknya suatu makalah dapat diamati dari signifikansi masalah atau topik yang dibahas, kejelasan tujuan pembahasan, kelogisan pembahasan, dan kejelasan pengorganisasian pembahasannya. Berdasarkan sifat dan jenis penalaran yang digunakan, makalah dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: makalah deduktif, makalah induktif, dan makalah campuran. Makalah deduktif merupakan makalah yang penulisannya didasarkan pada kajian teoritis yang relevan dengan masalah yang dibahas. Makalah induktif adalah makalah yang disusun berdasarkan data empiris yang diperoleh dari lapangan yang relevan dengan masalah yang dibahas. Makalah campuran adalah makalah yang penulisannya didasarkan pada kajian teoritis digabungkan dengan data empiris yang relevan dengan masalah yang dibahas. Dalam pelaksanaannya, jenis makalah pertama merupakan jenis makalah yang paling banyak digunakan. Dari segi jumlah halaman, dapat dibedakan makalah panjang dan makalah pendek. Makalah panjang adalah makalah yang jumlah halamannya lebih dari 20 halaman. Bagian berikut ini menyajikan ketentuan tentang makalah panjang, sedangkan ketentuan tentang penulisan makalah pendek pada dasarnya sama dengan ketentuan penulisan artikel nonpenelitian, kecuali abstrak dan kata kunci yang tidak harus ada. Secara garis besar, makalah panjang terdiri atas tiga bagian yaitu: bagian awal, bagian inti, dan bagian akhir. Bagian Awal : Halaman Sampul, Daftar Isi, dan Daftar Tabel dan Gambar (jika ada). Bagian Inti : Pendahuluan (Latar belakang penulisan makalah, masalah atau topik bahasan, dan tujuan penulisan makalah), teks utama (berisi pembahasan topik-topik makalah), penutup (berisi penegasan kembali atau ringkasan dari pembahasan yang telah dilakukan tanpa diikuti dengan simpulan atau bisa juga dengan menarik simpulan dari apa yang telah dibahas pada teks utama makalah). Bagian akhir : Daftar rujukan dan lampiran (jika ada).
E. Sistematika Laporan Penelitian
Format laporan adalah bentuk susunan atau organisasi suatu laporan, yaitu bagaimana bagian-bagian laporan itu diurutkan dan disusun. Biasanya format laporan penelitian ditentukan oleh lembaga pemberi dana. Peneliti harus menggunakan format penulisan laporan penulisan laporan sesuai dengan permintaan lembaga pemberi dana atau sesuai dengan jenis penelitian yang disetujui untuk didanai. Ada dua macam laporan penelitian, yaitu: laporan hasil penelitian kuantitatif dan laporan hasil penelitian kualitatif.
1. Laporan Penelitian Kuantitatif
Laporan penelitian kuantitatif disajikan secara lugas, objektif, dan apa adanya. Isi pokoknya adalah apa yang diteliti, bagaimana penelitian dilakukan, hasil yang diperoleh, dan simpulan penelitian. Bagian awal : Halaman sampul, halaman judul, abstrak, prakata, daftar isi, daftar table, daftar gambar, daftar lampiran, daftar lain.
Bagian inti :
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Hipotesis Penelitian (jika ada)
E. Kegunaan Penelitian
F. Asumsi
G. Ruang Lingkup dan Keterbatasan Penelitian
BAB II KERANGKA TEORITIS
A. ……..
B. ……..
C. ……..
BAB III METODE PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
B. Populasi dan Sampel
C. Instrumen Penelitian
D. Pengumpulan data
E. Teknik Analisis Data
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Data
B. Pengujian Hipotesis
BAB V PEMBAHASAN
A. ……..
B. ……..
C. ……..
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
B. Saran
Bagian akhir : Daftar rujukan dan lampiran.
2. Laporan Penelitian Kualitatif
Penelitian kualitatif dimaksudkan untuk mengungkapkan gejala atau fenomena secara menyeluruh dan kontekstual, laporan penelitian kualitatif haruslah mampu memberikan gambaran yang utuh dan kontekstual tentang topic yang diteliti. Ada tiga model format yang dapat digunakan dalam menulis laporan penelitian kualitatif, yaitu format tetap 1, format tetap 2, dan format bebas.
a. Format Tetap 1
BAB I PENDAHULUAN
A. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
B. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Landasan Teori
E. Kegunaan Penelitian
BAB II Metode Penelitian
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
B. Kehadiran Peneliti
C. Lokasi Penelitian
D. Sumber Data
E. Prosedur Pengumpulan Data
F. Teknik Analisis Data
G. Pengecekan Keabsahan Data
H. Tahap-tahap Penelitian
BAB III PAPARAN DATA DAN TEMUAN PENELITIAN
BAB IV PEMBAHASAN
BAB V PENUTUP
b. Format Tetap 2
BAB I PENDAHULUAN
A. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
B. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Kegunaan Penelitian
BAB II KAJIAN PUSTAKA
BAB III METODE PENELITIAN
BAB IV PAPARAN DATA DAN TEMUAN PENELITIAN
BAB V PEMBAHASAN
BAB VI PENUTUP
c. Format Bebas
BAB I PENDAHULUAN
A. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
B. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Metode Penelitian
E. Landasan Teori
BAB II
Bab ini dan bab-bab selanjutnya memuat hasil-hasil penelitian yang diperolehnya. Judul dan isi tiap-tiap bab disesuaikan dengan topic dan hasil penelitiannya, termasuk pembahasannya.
F. Sistematika Laporan Evaluasi
Ringkasan Eksekutif (executive summary) Memberikan informasi lugas sehingga dapat cepat dipahami dan dipertimbangkan dalam perumusan kebijakan yang dilakukan oleh para eksekutif. Oleh karenanya, yang diperlukan adalah pokok-pokok permasalahan kebijakan dan alternative rekomendasi kebijakannya dengan dukungan kuat dari informasi empiria yang akurat serta nilai normatif yang tajam, sehingga diketahui tingkat kelayakannya dan peluang keberhasilannya.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Evaluasi
D. Manfaat Evaluasi
E. Batasan Pengertian
BAB II KAJIAN PUSTAKA
Kajian Pustaka diperlukan untuk: mempertajam permasalahan evaluasi; mendasari pengembangan strategi, rancangan, dan model evaluasi; mendasari instrumentasi dan penafsiran makna dari data yang akan diperoleh; dan mendasari analisis dan perumusan alternatif kebjakan.
BAB III METODOLOGI EVALUASI
A. Cakupan Wilayah Evaluasi
B. Rancangan Evaluasi
C. Pengumpulan Data
D. Triangulasi
E. Analisis Data
BAB IV HASIL EVALUASI
A. Deskripsi Data
B. Analisis Data dan Pembahasan
C. Analisis Rekomendasi
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
DAFTAR PUSTAKA
G. Sistematika Laporan Analisis
Eksekutif :
Bagian ini menyajikan ikhtisar temuan analisis dalam format yang memungkinkan para pengambil keputusan untuk membuat keputusan penting efektif dan efisien.
Pendahuluan :
Bagian ini memperkenalkan bagian utama laporan serta orang-orang utama yang terlibat dalam melakukan analisis dan menghasilkan laporan. Klien juga jelas diidentifikasi.
Latar Belakang:
Bagian ini menjelaskan informasi yang diperlukan untuk menyediakan pembaca dengan pemahaman tentang latar belakang untuk analisis, misalnya mengapa hal tersebut perlu dianalisis.
Tujuan :
Bagian ini menjelaskan tujuan dari analisis. Misalnya, penilaian kebutuhan mungkin dilakukan untuk mendeteksi kebutuhan pelatihan atau pendidikan yang tidak dipenuhi oleh program yang ada. Atau mungkin penilaian kebutuhan dilakukan untuk mengkonfirmasi adanya kebutuhan atau mengklarifikasi sifat kebutuhan yang lain telah dirasakan. Sebuah analisis pekerjaan atau tugas mungkin dilakukan untuk mengumpulkan informasi secara langsung berkaitan dengan sifat produk multimedia interaktif dalam pengembangan.
Keterbatasan :
Bagian ini merinci setiap keterbatasan interpretasi dan generalisasi analisis. Hal ini juga harus menjelaskan tentang reliabilitas dan validitas instrumen (misalnya, kuesioner, pedoman wawancara, atau Focus Group Discussion) yang digunakan dalam analisis.
Pertanyaan :
Pertanyaan yang diajukan akan terkait dengan data yang dijaring untuk dianalisis.
Metode :
Bagian ini menjelaskan teknik analisis digunakan seperti pengamatan dan survei.
Instrumentasi :
Bagian ini menjelaskan semua instrumen dan alat-alat yang digunakan selama analisis. Salinan dari alat harus disertakan dalam Lampiran.
Hasil :
Bagian ini merinci temuan.
Rekomendasi :
Bagian ini menyajikan rekomendasi berdasarkan laporan temuan pada bagian sebelumnya.
Ringkasan :
Bagian ini menyajikan secara singkat dan "mudah dicerna" yang berisi tentang sinopsis laporan.
Referensi :
berisi daftar sumber ditinjau atau konsultasi selama analisis.
CARA MEMBUAT LAPORAN
Sebagaimana sistematika, cara membuat laporan pun berbeda-beda tergantung skup (ruang lingkup)nya dan untuk siapa laporan tersebut diberikan. Berikut ini akan disampaikan langkah-langkah cara membuat laporan: daily report (laporan harian/laphar), weekly report (laporan mingguan/laming), monthly report (laporan bulanan/labu), quarterly report (laporan triwulan), summary report (laporan ringkasan), progress report (laporan kemajuan), executive summary report (laporan ringkasan eksekutif), Annual report (laporan tahunan), analysis report (laporan analisis), dan Press Release.
A. DAILY REPORT
Laporan harian bisa dikatakan sebagai laporan kemajuan yang bersifat relatif informal untuk audiens internal. Biasanya laporan harian disajikan dalam bentuk salah satu format memo (seperti e-mail) atau bentuk lain yang telah disiapkan oleh lembaga. Hal ini terkait dengan kapasitas laporan yang tidak banyak. Laporan harian bertujuan untuk menginformasikan tentang fokus dari suatu pekerjaan/kepentingan. Selain itu, laporan harian juga bertujuan untuk melihat apakah sebuah pekerjaan sudah dilakukan secara baik atau belum dalam kurun waktu satu hari. Laporan harian yang baik akan mengilhami pembaca untuk tetap fokus dan bekerja keras untuk mencapai tujuan, atau setidaknya mau terus membaca laporan. Laporan harian tidak terlalu mempedulikan topik apa yang disampaikan, yang jelas laporan harian akan lebih inspiratif jika fokus dengan apa yang disampaikan, mampu menemukan dan menangkap minat objek kerja, tingkat akurasi laporan yang tinggi, memenuhi unsure keindahan, dan kreativitas.
Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Kumpulkan informasi yang diperlukan, seperti fakta, angka, nama, dan tanggal dari kegiatan (terkait dengan program) yang telah dilaksanakan hari itu.
2. Gunakan format yang telah disiapkan (jika ada), kemudian isilah setiap bagian secara ringkas tetapi utuh.
3. Bila tidak format yang telah disediakan, maka anda harus membuat laporan sendiri dengan menggunakan format memo. Jangan lupa untuk menyertakan tanggal, nama pembaca/pengguna laporan, nama pembuat, dan baris subjek (misalnya, Laporan Harian). Anda juga dapat mengirimkan informasi dalam sebuah e-mail, yang merupakan bentuk elektronik memo.
4. Jelaskan pekerjaan yang Anda lakukan hari itu. Sampaikan informasi sesuai kronologis kejadian atau dikelompokkan berdasarkan jenis kegiatan. Gunakan judul, agar mempermudah pembaca/pengguna untuk mengetahui apa yang akan disampaikan dalam laporan secara secara singkat.
5. Sebutkan masalah-masalah yang dihadapi dan jelaskan pula bagaimana Anda menyelesaikan permasalahan tersebut. Jika masalah tetap belum terpecahkan, jelaskan bagaimana cara Anda akan mengatasinya dan kapan kira-kira permasalahan tersebut bisa terselesaikan.
6. Tentukan apa yang akan Anda capai pada hari kerja berikutnya; disesuaikan dengan plan op (planning of operation) yang telah disepakati sebelumnya.
7. Laporan harus disampaikan secara ringkas dan jelas.
8. Lakukanlah pengecekan sebelum laporan tersebut diserahkan kepada pihak terkait.
B. WEEKLY REPORT
Laporan mingguan membantu program tetap berada di jalur. Sebuah laporan mingguan memungkinkan untuk melacak kemajuan setiap personil di semua tingkat/divisi. Laporan mingguan dapat membantu pelaksanaan program agar selesai sesuai dengan jadwal dan semua personil terkait telah menyelesaikan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Selain itu, laporan mingguan juga bisa digunakan koordinator pelaksana untuk melihat kualitas dari kinerja dari para personil yang berada di bawah koordinasinya. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Sertakan judul "Laporan Mingguan", nama personil, dan tanggal laporan dibuat. item lain yang perlu dipertimbangkan untuk dimasukkan adalah nama “atasan” Anda atau tim Anda (seperti "Cihuy Team").
2. Tulis ringkasan singkat. Dahului bagian ini dengan judul "Ringkasan", dan termasuk beberapa kalimat yang berisi ringkasan pekerjaan Anda untuk seminggu. Ringkasan ini akan memberikan gambaran kepada “atasan” tentang tugas Anda dalam kurun waktu seminggu.
3. Daftar pencapaian tugas. Sorot pekerjaan yang telah dicapai selama seminggu di bawah. Di sini, Anda dapat menyertakan pertemuan penting yang terjadi atau keputusan yang telah Anda buat. Sebagai contoh, jika Anda seorang public relations profesional, Anda akan ingin menyertakan jumlah siaran pers Anda didistribusikan selama seminggu dan perhatian media yang klien Anda diterima. Fokus pada pencapaian yang berkontribusi terhadap tujuan perusahaan atau memindahkan proyek ke arah penyelesaian.
4. Jelaskan dalam proses tugas. Termasuk berapa banyak tugas yang sudah diselesaikan, bila tugas belum bisa diselesaikan secara sempurna, sampaikan pula perkiraan tugas tersebut dapat diselesaikan. Bila sampai tenggat waktu yang telah ditetapkan tugas belum juga dapat diselesaikan, antisipasi apa yang akan dilaksanakan.
5. Mengidentifikasi tujuan yang akan diraih minggu selanjutnya. Tujuan Anda untuk minggu berikutnya harus mencakup setiap item yang ada dalam daftar "In Progress" pada setiap bagian. Identifikasi pula setiap pertemuan atau acara yang dijadwalkan untuk minggu berikutnya juga.
C. MONTHLY REPORT
Laporan bulanan sangat dibutuhkan jika pimpinan proyek menangani lebih dari sebuah proyek. Sebuah laporan bulanan adalah laporan yang berisi tentang laporan kegiatan dalam kurun waktu satu bulan, yang penyerahannya setelah akhir bulan. Sebuah laporan bulanan biasanya membutuhkan satu atau dua halaman, kecuali jika Anda menyerahkan dokumen tambahan, seperti grafik atau diagram untuk menggambarkan kemajuan upaya tim Anda. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Tulis "Laporan Bulanan" di bagian atas halaman dan nama proyek. Sertakan bulan dan tanggal laporan.
2. Jelaskan jam kerja anggota proyek, termasuk nama anggota proyek dan jumlah jam kerja selama satu bulan terakhir bagi setiap personil. Tuliskan pula jumlah kumulatif jam kerja dari setiap personil.
3. Memecah jam yang dihabiskan, seperti perencanaan proyek selama 10 jam, manajemen selama 30 jam atau spesifikasi 10 jam. Pastikan setiap daerah terdaftar dengan jumlah jam dan bahwa mereka cocok dengan jumlah jam kerja pada bulan tersebut.
4. Outline apa yang grup Anda lakukan selama bulan lalu. Sertakan pembaruan yang berlaku pada proyek, seperti anggota proyek berhenti pada tanggal x atau Anda menyewa seorang manajer proyek baru.
5. Diskusikan setiap masalah yang berkaitan dengan manajemen. Bagian ini harus dalam kata-kata Anda sendiri. Anda mungkin memiliki sebuah klien pasif atau karyawan proyek yang kehilangan beberapa hari kerja. Diskusikan masalah manajemen yang berpengalaman dan garis besar rencana untuk memecahkan masalah.
6. Garis Besar peristiwa utama dari proyek ini, seperti apa yang telah Anda capai dan apa strategi tim untuk melanjutkan proyek ini. Diskusikan potensi risiko proyek atau komplikasi yang dihadapi.
7. Tuliskan batas waktu untuk proyek di bagian bawah laporan bulanan.
8. Review dan lakukan revisi (jika diperlukan), sebelum diserahkan kepada pihak yang berwenang.
D. QUARTERLY REPORT
Menulis laporan triwulanan memberikan update pada suatu proyek tertentu atau program setiap tiga bulan. Laporan kuartalan harus ringkas dan setiap kalimat harus memberikan kontribusi untuk memahami perkembangan dan kesulitan yang dialami, sambil memberikan pandangan tentang proyek di masa depan. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Buat halaman judul yang mencantumkan nama perusahaan, nama pembuat laporan, nama proyek, dan tanggal. Anda dapat mempertimbangkan termasuk jumlah laporan. Sebagai contoh, jika update keempat, anda harus mencantumkan nomor laporan empat pada halaman judul.
2. Tulis ringkasan eksekutif menyoroti prestasi dari tiga bulan terakhir, hasil yang didapat, dan kesimpulan yang telah ditarik. Ringkasan eksekutif untuk laporan triwulanan tidak melebihi satu halaman panjang.
3. Memberikan pengantar ke dalam proyek dalam laporan triwulanan, termasuk ringkasan dari proyek, rencana kerja dan hasilnya. Anda harus menyertakan pernyataan tujuan proyek, membahas masalah yang ingin Anda memecahkan dan pertanyaan yang Anda ingin jawab atau selesaikan (terkait dengan tujuan yang akan diraih dalam rentang waktu triwulan).
4. Diskusikan hasil di bagian utama dari laporan triwulanan. Pilih hasil yang khas dan apa yang telah menuntun Anda untuk melakukan kesimpulan atau hasil sampai saat ini. Menyajikan hasilnya dalam bentuk tabel atau angka-angka agar pembaca/pengguna laporan dapat dengan mudah menginterpretasikan hasilnya.
5. Garis Besar kesimpulan yang diambil akan menunjukkan bahwa Anda dapat menggunakan keterampilan berpikir kritis dengan menempatkan hasil dalam konteks dengan tujuan keseluruhan proyek Anda.
6. Jelaskan apa yang akan diselesaikan selama tiga bulan ke depan, termasuk apa tujuan atau sasaran Anda (berdasarkan pengetahuan dan informasi yang diperoleh selama tiga bulan sebelumnya).
E. SUMMARY REPORT
Ringkasan laporan akan sering muncul di akhir laporan, terutama jika informasi dalam laporan ini rinci, kompleks atau teknis. Dalam ringkasan, berisi ide, kesimpulan dan rekomendasi. Pikirkan laporan sebagai puzzle dengan masing-masing bagian menjadi bagian dari laporan; ringkasan ditulis dari perspektif seseorang berdiri di atas puzzle sekarang-selesai, melihat ke bawah dan meninjau pengalaman. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Tuliskan tujuan dibuatnya laporan. Misalnya, rincian laporan ini hasil tinjauan Konsultan ABC tentang sistem informasi Perusahaan XYZ dari 1 Juli - 6 Juli.
2. Jelaskan secara singkat lingkup laporan. Masalah apa yang akan diselesaikan atau masalah apa yang akan ditangani? Sebagai contoh, Anda mungkin mengatakan bahwa akses terhadap informasi XYZ melalui jaringan, internet dan sistem telekomunikasi diuji untuk kelemahan keamanan.
3. Memberikan gambaran metode penelitian yang digunakan. Bagaimana informasi untuk laporan yang dikumpulkan? Contoh: Pengujian dilakukan melalui penilaian terhadap kebijakan sistem informasi XYZ, evaluasi dari kontrol pada sistem yang ada, dan wawancara dengan pengguna dan sistem manajemen.
4. Tuliskan yang menjadi temuan penting yang hasilnya sudah dituliskan secara rinci dalam laporan.
5. Tuliskan kesimpulan utama dan rekomendasi. Apa yang harus pembaca lakukan? Contoh: Kami sarankan XYZ Perusahaan menetapkan kebijakan penggunaan yang dapat diterima dan memerlukan perlindungan karyawan password.
6. Pastikan masing-masing point yang disampaikan di atas mencerminkan urutan bagian dalam laporan.
F. PROGRESS REPORT
Laporan ini biasanya ditulis untuk memberikan update tentang status proyek yang belum selesai. Proyek-proyek yang membutuhkan laporan kemajuan umumnya jangka panjang dibandingkan dengan proyek yang dapat diselesaikan dalam beberapa minggu. Jenis proyek dapat bervariasi. Proyek-proyek yang memiliki laporan kemajuan bisa proyek konstruksi, proyek perbaikan utama, pendanaan proyek-proyek atau proyek pengujian. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Menulis judul untuk laporan kemajuan Anda. Sertakan nama proyek, nama penulis, dan periode waktu yang dicakup oleh laporan itu.
2. Ikuti judul dengan bagian pengantar. Sertakan tujuan proyek, termasuk deskripsi proyek, dan tujuan laporan. Sebutkan laporan kemajuan sebelumnya dan tanggalnya jika ada.
3. Sertakan bagian tentang kemajuan. Ini adalah tubuh utama laporan ini. Memberikan gambaran umum tentang pekerjaan yang telah diselesaikan dalam periode pelaporan. Laporan masalah dan bagaimana hal tersebut diatasi. Menyediakan persentase kasar dari jumlah pekerjaan yang telah selesai.
4. Tambahkan bagian pada ekspektasi. Jelaskan bagaimana sisa proyek ini diharapkan dapat dilanjutkan dan sampaikan pula (jika ada) kesulitan yang akan berpotensi menghalangi penyelesaian proyek. Jika ada kebutuhan untuk menambah personil kerja, juga ditambahkan di sini.
5. Menyelesaikan laporan kemajuan dengan kesimpulan. Ini harus berisi ringkasan singkat dari apa yang telah ditulis dalam laporan kemajuan. Hal ini berfungsi untuk menyatukan berbagai titik yang dibuat dalam laporan (jika perlu).
G. EXECUTIVE SUMMARY REPORT
Sebuah ringkasan eksekutif merupakan laporan yang berisi pokok-pokok laporan yang sudah dijabarkan dalam tubuh laporan. Ringkasan eksekutif ini biasanya ditujukan untuk orangorang non-teknis yang tidak mempunyai waktu untuk membaca seluruh isi laporan utama. Laporan eksekutif berisi informasi yang cukup bagi pembaca untuk mendapatkan inti dari apa yang dibahas, tanpa harus membacanya secara lengkap. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Tulis ringkasan setelah Anda menulis laporan utama, dan pastikan tidak lebih dari 1/10 panjang laporan utama.
2. Daftar poin dan urutan dalam ringkasan ekesekutif sama dengan urutan yang ada dalam laporan utama.
3. Menulis kalimat deklaratif sederhana untuk masing-masing titik utama.
4. Tambahkan kalimat penjelas yang diperlukan, hindari materi teknis dan jargon yang tidak perlu.
5. Baca ringkasan perlahan dan kritis, pastikan apa yang disampaikan telah menggambarkan tujuan Anda, pesan, dan rekomendasi kunci. Pastikan pembaca/pengguna memahami isi ringkasan utama tanpa kehilangan titik laporan utama.
6. Periksa kembali gaya, tata bahasa ejaan, dan tanda baca. Tanyakan pada sesama penulis untuk mengoreksi dan mengedit dokumen.
7. Mintalah orang non-teknis - misalnya, orang tua Anda atau pasangan Anda – untuk membaca dokumen. Jika membingungkan atau membosankan mereka, ringkasan mungkin akan memiliki efek yang sama pada pembaca non-teknis lainnya.
H. ANNUAL REPORT
Laporan tahunan merupakan catatan kinerja keuangan perusahaan dan operasi tahun berjalan. Publik perusahaan yang diperdagangkan menghasilkan laporan tahunan untuk memberitahu pemegang saham, calon investor, pelanggan dan lainnya apa yang terjadi. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Pecah laporan menjadi lima bagian: ringkasan keuangan; surat kepada para pemegang saham, perusahaan operasi dan perkembangan yang signifikan, laporan keuangan, dan informasi tentang pejabat dan direksi.
2. Tulis ringkasan keuangan. Narasi ini umumnya mencakup pendapatan, laba bersih dan laba perdata saham. Biasanya itu termasuk bernilai tiga tahun data.
3. Sertakan surat kepada pemegang saham. Di sini, pejabat eksekutif kepala atau ketua membuat pernyataan resmi tentang kinerja perusahaan.
4. Tulis serangkaian artikel tentang usaha dan perkembangan yang signifikan. Anda mungkin mendiskusikan perubahan dalam produksi, produk baru, masuk ke pasar baru, merger dan akuisisi, penelitian dan pengembangan, perubahan dalam pemasaran dan penjualan, dan berita lainnya.
5. Tulis laporan keuangan. Bagian ini terdiri dari tabel menunjukkan sebagian besar pendapatan, biaya dan data pendapatan secara detail. Ini adalah jantung dari laporan, meskipun biasanya muncul di belakang publikasi.
6. Sertakan ringkasan informasi tentang pejabat dan direksi. Foto biasanya menyertai bagian ini.
7. Tanyakan pengacara dan akuntan untuk meninjau dokumen untuk memastikan akurasi dan kepatuhan peraturan.
I. ANALYSIS REPORT
Laporan analisis, kadang-kadang disebut juga dengan laporan rekomendasi. Pembuat laporan berusaha untuk memecahkan masalah dengan mengevaluasi pilihan dan menyarankan solusi. Meskipun data objektif disajikan, sebagian besar dari laporan ini adalah analisa data untuk membantu pembaca membuat keputusan. Panjang laporan tergantung pada jenis dan cakupan analisis. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Mulailah membuat laporan dengan data objektif yang disajikan secara jelas dan ringkas dalam bagian berjudul baik Pendahuluan atau Latar Belakang. Bagian ini harus menunjukkan pentingnya masalah dibahas, serta mengidentifikasi yang hal yang dianalisis dan mengapa. Jika informasi latar belakang sangat luas, pertimbangkan untuk menggunakan bagian Pendahuluan (menjelaskan mengapa Anda menulis laporan dan tujuannya) dan bagian Latar Belakang (yang menjelaskan metode dan sumber yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dan membangun kredibilitas mereka).
2. Jelaskan masalah khusus yang akan dibahas dalam laporan. Pastikan bahwa pembaca/pengguna memahami pentingnya masalah dengan menyediakan informasi pendukung yang solid.
3. Menguraikan keterbatasan analisa atau rekomendasi yang akan datang dalam laporan. Jelaskan bagaimana data dikumpulkan dan dengan metode apa data tersebut dijaring.
4. Menarik kesimpulan (laporan disederhanakan atau cukup dideduksi dari data yang disajikan) di bagian Kesimpulan untuk selanjutnya dibuat implikasinya.
5. Buatlah rekomendasi yang jelas terkait dengan kesimpulan dan implikasi yang telah disampaikan.
6. Sertakan informasi tambahan jika perlu di bawah judul seperti Metode Pengumpulan Data, Temuan, Penyajian Fakta, Analisis Fakta, Pilihan, Ringkasan dan Referensi.
J. PRESS RELEASE
Tujuan siaran pers (press release) adalah untuk menarik perhatian orang-orang yang bertanggung jawab untuk memilih berita apa yang akan dilaporkan di media. Dalam hal ini, public relations lembaga terkait sering digunakan untuk mencari media yang relevan dengan berita yang akan disebarluaskan. Perhatikan bahwa penting untuk memberikan nama kontak dan alamat untuk informasi lebih lanjut. Berikut adalah formatnya :
Untuk :
Tanggal release/ditayangkan :
Subject :
Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.
Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
II. Dari uraian diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. Apa yang menjadi manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
2. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3. Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.
4. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.
Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.
2. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
3. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
4. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.
5. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.
6. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
7. Harus ada proses timbal balik
Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
Laporan juga berfungsi sebagai :
pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.
landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.
alat untuk melakukan pengawasan.
dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.
Peneliti haruslah menyusun laporan hasil penelitian dengan sebaik-baiknya. Laporan penelitian akan bermanfaat khususnya bagi pihak-pihak sebagai berikut :
A. PENELITI
Manfaat penyusunan laporan penelitian bagi peneliti adalah :
1. Merupakan bukti bahwa peneliti telah menemukan sesuatu.
2. Untuk menunjukkan hasil temuannya agar dikenal oleh banyak pihak (ilmuwan, pemerintah
serta masyarakat).
2. Membuat hasil penelitian menjadi lebih bermakna.
B. PARA ILMUWAN
Dengan penemuan melalui penelitian, khasanah ilmu pengetahuan akan bertambah luas. Penambahan ilmu berarti bertambah pula tempat berpijak bagi mereka dalam mengembangkan pengetahuan lebih lanjut.
C. PEMERINTAH, BIROKRAT DAN PENGAMBIL KEBIJAKAN
Informasi yang diperoleh dari penelitian akan bermanfaat bagi penentuan kebijakan sehingga daya dukung kebijakan tersebut cukup kuat karena berupa data actual.
D. MASYARAKAT LUAS
Dengan adanya informasi dari penelitian ilmiah, kehidupan manusia menjadi lebih sempurna dan semakin mudah. Contoh : penemuan listrik, telepon dan televisi.
III. Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :
A. Pengumpulan data dan fakta
Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
Jumlah tenaga kerja per bagian.
Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.
Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
b. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.
B. Pemindahan tabulating data dan fakta
Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :
Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
C. Membuat kerangka laporan
Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :
Pertama : Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
a. Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
b. Maslah yang akan dibahas.
c. Batasan masalah.
d. Sistematika penulisan laporan.
e. Pendekatan penyelesaian yang digunakan.
Kedua : Tubuh Laporan
Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :
a. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
b. Terdapat analisa si pelapor.
c. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.
Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
Permasalahan.
Batasan masalah.
Hipotesa.
Latar belakang teori.
Bagian (part).
Bab-bab (chapters).
Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.
Ketiga : Saran-saran
Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.
Keempat : Konklusi dan Penutup
Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.
IV. Bentuk Laporan Resmi
Bentuk resmi dari suatu laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat memperhatikan soal-soal kerangka, sistematika, teknis penulisan dan sebagainya. Laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal dibawah ini :
a. Halaman judul.
b. Kata pengantar.
c. Daftar isi.
d. Daftar tabel.
e. Daftar gambar.
f. Pendahuluan.
g. Tubuh laporan.
h. Kesimpulan dan saran.
i. Daftar pustaka.
j. Lampiran.
k. Daftar petunjuk.
Isi
Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain.
Fungsi
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya. Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi :
1. Fungsi Informatif
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan
Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.
Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.
a. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
e. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
f. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
Laporan rekomendasi
Yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
Laporan analitis
Yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
Laporan Pertanggungjawaban
Di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)
Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
Laporan berbentuk Memo
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
Laporan berbentuk Surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
Laporan berbentuk Campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
Laporan berbentuk formulir.
Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
Laporan Periodik
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
V. SISTEMATIKA LAPORAN
Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan. Secara garis besar, semua laporan memiliki 3 bagian utama, yang terdiri atas : bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup. Namun demikian, setiap laporan memiliki sistematika yang khas. Berikut akan disajikan sistematika laporan secara umum, sistematika artikel hasil penelitian, sistematika artikel nonpenelitian, sistematika makalah, sistematika laporan penelitian, sistematika laporan evaluasi, dan sistematikan laporan analisis.
A. Sistematika Laporan Secara Umum
Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap sistematika laporan itu memiliki 3 bagian utama dan di antara 3 bagian utama itu ada bagian-bagian lagi yang dinamakan subbagian. Berikut adalah sub-sub bagian yang pasti ada di setiap jenis laporan.
Judul
Dalam lembar judul, didalamnya mencakup judul laporan, yang telah menulis/membuat laporan, dan tanggal saat laporan tersebut ditulis/disampaikan.
Kata Pengantar
Dalam lembar kata pengantar, didalamnya berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau organisasi yang telah membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang dilaporkan.
Daftar Isi
Seperti dalam sebuah buku, dalam laporan juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini dimaksudkan adalah agar mempermudah pengguna dalam mencari hal-hal yang dibutuhkan.
Abstrak/ringkasan
Abstrak adalah bagian yang paling penting dari laporan dan juga (mungkin) satu-satunya bagian yang dibaca secara rinci oleh pengguna laporan. Karenanya, abstrak harus hati-hati ditulis dan harus berisi gambaran lengkap dari pesan dalam laporan tersebut, dengan ringkasan yang jelas tentang rekomendasi yang akan diberikan.
Ruang Lingkup dan Tujuan
Bagian ini harus mendefinisikan ruang lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai.
Metodologi
Bagian ini menjelaskan bagaimana menyelidiki daerah tersebut. Bagaimana mengumpulkan informasi, dari mana dan berapa banyak (misalnya jika menggunakan survei, bagaimana survei dilakukan, bagaimana memutuskan pada kelompok sasaran, berapa banyak yang disurvei, bagaimana mereka disurvei -? Oleh wawancara atau kuesioner).
Pendahuluan/Latar Belakang
Hal ini akan membantu untuk menyempurnakan pembaca ke dalam latar belakang laporan Anda. Berisi secara detail mengenai latar belakang laporan-tapi ingat untuk tetap relevan, faktual dan singkat.
Analisa/Pembahasan
Ini adalah tubuh utama laporan, di mana ide-ide dikembangkan. Pastikan bahwa yang dikembangkan terstruktur, judul yang jelas, dan bahwa pembaca/pengguna dapat menemukan informasi dengan mudah. Sifat bagian ini akan tergantung pada ruang lingkup laporan. Bagian harus berurusan dengan topik utama yang dibahas - harus ada urutan logis, bergerak dari deskriptif ke analitis. Selain itu, harus berisi informasi yang cukup untuk membenarkan kesimpulan dan rekomendasi yang mengikuti. Pemilihan informasi yang tepat sangat penting di sini: jika informasi penting untuk membantu memahami, maka harus dimasukkan; informasi yang tidak relevan harus dihilangkan.
Kesimpulan
Kesimpulan diambil dari analisis di bagian sebelumnya dan harus jelas dan ringkas. Mereka juga harus berkaitan dengan kajian teoritis yang menjadi acuan. Pada tahap ini, tidak ada informasi baru dapat dimasukkan.
Rekomendasi
Pastikan bahwa yang disoroti adalah apa yang pembaca/pengguna ingin tahu dan apa yang harus mereka lakukan sebagai hasil dari membaca laporan, karena tujuan mereka membaca laporan BUKAN untuk menggali informasi. Jadi usahakan, jangan menggunakan kata “disarankan”. Seperti Kesimpulan, rekomendasi-rekomendasi harus jelas berasal dari tubuh utama laporan dan informasi baru juga harus disertakan.
Daftar Pustaka
Daftar Pustaka berisi materi tambahan yang tidak secara khusus disebut, namun yang pembaca mungkin ingin untuk menindaklanjuti.
Apendiks
Gunakan ini untuk memberikan informasi lebih rinci yang pembaca/pengguna mungkin perlu untuk referensi. Lampiran harus relevan dan harus diberi nomor sehingga mereka bisa disebut dalam tubuh utama.
Glossari
Glossari dibutuhkan jika di dalam laporan ada kata-kata baru yang sekiranya belum dimengerti oleh pembaca/pengguna.
B. Sistematika Artikel Hasil Penelitian
Artikel hasil penelitian merupakan salah satu bentuk tanggung jawab peneliti untuk mendiseminasikan/menyebarluaskan hasil penelitiannya. Artikel bisa dikatakan sebagai sebuah laporan, namun biasanya media penyampaiannya adalah jurnal. Penulisan artikel menggunakan sistematika TANPA angka maupun abjad. Berikut ini disajikan uraian tentang isi artikel hasil penelitian secara umum yang berlaku untuk hasil penelitian kuantitatif dan kualitatif.
Judul
Judul hendaknya informatif, lengkap, tidak terlalu panjang, ataupun terlalu pendek, yaitu antara 5–15 kata. Judul artikel memuat variabel-variabel yang diteliti atau kata kunci yang menggambarkan masalah yang diteliti.
Nama Penulis
Nama penulis artikel ditulis tanpa disertai gelar akademik atau gelar lain apapun. Ada beberapa model yang dapat diikuti untuk menuliskan nama lembaga asal penulis. Model pertama ditulis sebagai catatan kaki di halaman pertama. Jika lebih dari dua penulis, hanya nama penulis utama saja yang dicantumkan di bawah judul; nama penulis lain ditulis dalam catatan kaki. Ada juga model dengan menuliskan nama lembaga langsung di bawah nama penulis, dan ada pula penulisannya (semua nama-nama lembaga penulis) sebagai catatan kaki.
Abstrak dan Kata Kunci
Abstrak berisi pernyataan ringkas dan padat tentang ide-ide yang paling penting. Abstrak memuat masalah dan tujuan penelitian, prosedur penelitian (untuk penelitian kualitatif termasuk deskripsi tentang subjek yang diteliti) dan ringkasan hasil penelitian (bila dianggap perlu, juga simpulan dan implikasi). Panjang abstrak 75–100 kata dan ditulis dalam satu paragraf. Abstrak ditulis dengan spasi tunggal dengan menggunakan format yang lebih sempit dari teks utama (margin kanan dan kiri menjorok masuk 1.2 cm).
Kata kunci adalah kata pokok yang menggambarkan daerah masalah yang diteliti atau istilah-istilah yang merupakan dasar pemikiran gagasan dalam karangan asli dan berupa kata tunggal atau gabungan kata. Jumlah kata kunci sekitar 3–5 buah kata. Kata kunci diperlukan untuk kepentingan komputerisasi system informasi ilmiah. Dengan kata kunci dapat dengan mudah judul-judul penelitian beserta abstraknya.
Pendahuluan
Bagian ini berisi kajian pustaka yang mencakupi sedikitnya tiga gagasan, yaitu: 1) latar belakang atau rasional penelitian, 2) masalah dan wawasan rencana pemecahan masalah, dan 3) rumusan tujuan penelitian (dan harapan tentang manfaat hasil penelitian).
Metode
Pada prinsipnya, bagian ini berisi bagaimana penelitian itu dilakukan. Uraian disajikan dalam beberapa paragraph tanpa subbagian atau dipilah-pilah menjadi beberapa subbagian. Hanya hal-hal pokok saja yang disajikan. Uraian rinci tentang rancangan penelitian tidak perlu diberikan. Materi pokok dalam bagian ini adalah bagaimana data dikumpulkan, siapa/apa sumber data, dan bagaimana data dianalisis. Apabila uraian ini disajikan dalam subbagian, subbagian itu antara lain berisi keterangan tentang populasi dan sampel (atau subjek), instrumen pengumpulan data, rancangan penelitian (terutama jika digunakan rancangan yang cukup kompleks seperti rancangan eksperimental), dan teknik analisis data.
Daftar Rujukan
Daftar rujukan harus lengkap dan sesuai dengan rujukan yang disajikan dalam batang tubuh artikel ilmiah. Bahan pustaka yang dimasukkan dalam daftar rujukan harus sudah disebutkan dalam batang tubuh artikel. Semua rujukan yang disebutkan dalam batang tubuh juga harus disajikan dalam daftar rujukan.
C. Sistematika Artikel Nonpenelitian
Istilah artikel nonpenelitian mengacu pada semua jenis artikel ilmiah yang tidak merupakan hasil penelitian. Artikel yang termasuk kategori ini antara lain berupa artikel yang menelaah suatu teori, konsep, atau prinsip; mengembangkan suatu model, mendeskripsikan fakta atau fenomena tertentu, menilai suatu produk, dan sebagainya. Ketentuan untuk penulisan artikel nonpenelitian pada dasarnya berlaku juga untuk penulisan makalah pendek (makalah yang panjangnya tidak lebih dari 20 halaman), hanya saja dalam makalah pendek abstrak dan kata kunci tidak harus ada. Penulisan artikel menggunakan sistematika TANPA angka dan abjad. Sebuah artikel nonpenelitian memuat hal-hal yang sangat esensial; Karen aitu biasanya jumlah halaman yang disediakan tidak banyak (sekitar 10 – 20 halaman). Unsur pokok yang harus ada dalam artikel nonpenelitian dan sistematikanya adalah: 1) judul, 2) nama penulis, 3) abstrak dan kata kunci, 4) pendahuluan, 5) bagian inti, 6) penutup, dan 7 ) daftar rujukan/pustaka Berhubung sistematika dalam artikel hasil penelitian dan artikel nonpenelitian hampir sama, maka yang akan dijabarkan berikut adalah bagian yang memeiliki perbedaan dari keduanya saja.
Pendahuluan
Berbeda dengan isis pendahuluan dalam artikel hasil penelitian, bagian pendahuluan dalam artikel nonpenelitian berisi uraian yang mengantarkan pembaca kepada topic utama yang akan dibahas. Oleh karena itu, bagian ini berisi hal-hal yang dapat menarik minat pembaca sehingga mereka “tergiring” untuk mendalami bagian selanjutnya. Selain itu, bagian ini hendaknya diakhiri dengan rumusan singkat (1 – 2 kalimat) tentang hal-hal pokok yang dibahas.
Penutup
istilah penutup digunakan sebagai judul bagian akhir dari sebuah artikel nonpenelitian, jika isinya hanya berupa catatan akhir atau sejenisnya. Jika pada bagian akhir berisi simpulan hasil pembahasan pada bagian sebelumnya, uraian itu perlu dimasukkan pada bagian simpulan. Kebanyakan artikel nonpenelitian membutuhkan simpulan. Ada beberapa artikel nonpenelitian yang dilengkapi dengan saran. Sebaiknya saran ditempatkan dalam bagian tersendiri.
D. Sistematika Makalah
Salah satu tujuan pokok penulisan makalah adalah meyakinkan pembaca bahwa topic yang ditulis dengan dilengkapi dengan penalaran logis dan pengorganisasian yang sistematis memang perlu diketahui dan diperhatikan. Makalah yang merupakan salah satu jenis karya ilmiah memiliki cirri-ciri: 1) objektif, 2) tidak memihak, 3) berdasarkan fakta, 4) sistematis, dan 5) logis. Berdasarkan ciri ini, baik tidaknya suatu makalah dapat diamati dari signifikansi masalah atau topik yang dibahas, kejelasan tujuan pembahasan, kelogisan pembahasan, dan kejelasan pengorganisasian pembahasannya. Berdasarkan sifat dan jenis penalaran yang digunakan, makalah dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: makalah deduktif, makalah induktif, dan makalah campuran. Makalah deduktif merupakan makalah yang penulisannya didasarkan pada kajian teoritis yang relevan dengan masalah yang dibahas. Makalah induktif adalah makalah yang disusun berdasarkan data empiris yang diperoleh dari lapangan yang relevan dengan masalah yang dibahas. Makalah campuran adalah makalah yang penulisannya didasarkan pada kajian teoritis digabungkan dengan data empiris yang relevan dengan masalah yang dibahas. Dalam pelaksanaannya, jenis makalah pertama merupakan jenis makalah yang paling banyak digunakan. Dari segi jumlah halaman, dapat dibedakan makalah panjang dan makalah pendek. Makalah panjang adalah makalah yang jumlah halamannya lebih dari 20 halaman. Bagian berikut ini menyajikan ketentuan tentang makalah panjang, sedangkan ketentuan tentang penulisan makalah pendek pada dasarnya sama dengan ketentuan penulisan artikel nonpenelitian, kecuali abstrak dan kata kunci yang tidak harus ada. Secara garis besar, makalah panjang terdiri atas tiga bagian yaitu: bagian awal, bagian inti, dan bagian akhir. Bagian Awal : Halaman Sampul, Daftar Isi, dan Daftar Tabel dan Gambar (jika ada). Bagian Inti : Pendahuluan (Latar belakang penulisan makalah, masalah atau topik bahasan, dan tujuan penulisan makalah), teks utama (berisi pembahasan topik-topik makalah), penutup (berisi penegasan kembali atau ringkasan dari pembahasan yang telah dilakukan tanpa diikuti dengan simpulan atau bisa juga dengan menarik simpulan dari apa yang telah dibahas pada teks utama makalah). Bagian akhir : Daftar rujukan dan lampiran (jika ada).
E. Sistematika Laporan Penelitian
Format laporan adalah bentuk susunan atau organisasi suatu laporan, yaitu bagaimana bagian-bagian laporan itu diurutkan dan disusun. Biasanya format laporan penelitian ditentukan oleh lembaga pemberi dana. Peneliti harus menggunakan format penulisan laporan penulisan laporan sesuai dengan permintaan lembaga pemberi dana atau sesuai dengan jenis penelitian yang disetujui untuk didanai. Ada dua macam laporan penelitian, yaitu: laporan hasil penelitian kuantitatif dan laporan hasil penelitian kualitatif.
1. Laporan Penelitian Kuantitatif
Laporan penelitian kuantitatif disajikan secara lugas, objektif, dan apa adanya. Isi pokoknya adalah apa yang diteliti, bagaimana penelitian dilakukan, hasil yang diperoleh, dan simpulan penelitian. Bagian awal : Halaman sampul, halaman judul, abstrak, prakata, daftar isi, daftar table, daftar gambar, daftar lampiran, daftar lain.
Bagian inti :
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Hipotesis Penelitian (jika ada)
E. Kegunaan Penelitian
F. Asumsi
G. Ruang Lingkup dan Keterbatasan Penelitian
BAB II KERANGKA TEORITIS
A. ……..
B. ……..
C. ……..
BAB III METODE PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
B. Populasi dan Sampel
C. Instrumen Penelitian
D. Pengumpulan data
E. Teknik Analisis Data
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Data
B. Pengujian Hipotesis
BAB V PEMBAHASAN
A. ……..
B. ……..
C. ……..
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
B. Saran
Bagian akhir : Daftar rujukan dan lampiran.
2. Laporan Penelitian Kualitatif
Penelitian kualitatif dimaksudkan untuk mengungkapkan gejala atau fenomena secara menyeluruh dan kontekstual, laporan penelitian kualitatif haruslah mampu memberikan gambaran yang utuh dan kontekstual tentang topic yang diteliti. Ada tiga model format yang dapat digunakan dalam menulis laporan penelitian kualitatif, yaitu format tetap 1, format tetap 2, dan format bebas.
a. Format Tetap 1
BAB I PENDAHULUAN
A. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
B. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Landasan Teori
E. Kegunaan Penelitian
BAB II Metode Penelitian
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
B. Kehadiran Peneliti
C. Lokasi Penelitian
D. Sumber Data
E. Prosedur Pengumpulan Data
F. Teknik Analisis Data
G. Pengecekan Keabsahan Data
H. Tahap-tahap Penelitian
BAB III PAPARAN DATA DAN TEMUAN PENELITIAN
BAB IV PEMBAHASAN
BAB V PENUTUP
b. Format Tetap 2
BAB I PENDAHULUAN
A. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
B. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Kegunaan Penelitian
BAB II KAJIAN PUSTAKA
BAB III METODE PENELITIAN
BAB IV PAPARAN DATA DAN TEMUAN PENELITIAN
BAB V PEMBAHASAN
BAB VI PENUTUP
c. Format Bebas
BAB I PENDAHULUAN
A. Konteks Penelitian atau Latar Belakang
B. Fokus Penelitian atau Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Metode Penelitian
E. Landasan Teori
BAB II
Bab ini dan bab-bab selanjutnya memuat hasil-hasil penelitian yang diperolehnya. Judul dan isi tiap-tiap bab disesuaikan dengan topic dan hasil penelitiannya, termasuk pembahasannya.
F. Sistematika Laporan Evaluasi
Ringkasan Eksekutif (executive summary) Memberikan informasi lugas sehingga dapat cepat dipahami dan dipertimbangkan dalam perumusan kebijakan yang dilakukan oleh para eksekutif. Oleh karenanya, yang diperlukan adalah pokok-pokok permasalahan kebijakan dan alternative rekomendasi kebijakannya dengan dukungan kuat dari informasi empiria yang akurat serta nilai normatif yang tajam, sehingga diketahui tingkat kelayakannya dan peluang keberhasilannya.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Evaluasi
D. Manfaat Evaluasi
E. Batasan Pengertian
BAB II KAJIAN PUSTAKA
Kajian Pustaka diperlukan untuk: mempertajam permasalahan evaluasi; mendasari pengembangan strategi, rancangan, dan model evaluasi; mendasari instrumentasi dan penafsiran makna dari data yang akan diperoleh; dan mendasari analisis dan perumusan alternatif kebjakan.
BAB III METODOLOGI EVALUASI
A. Cakupan Wilayah Evaluasi
B. Rancangan Evaluasi
C. Pengumpulan Data
D. Triangulasi
E. Analisis Data
BAB IV HASIL EVALUASI
A. Deskripsi Data
B. Analisis Data dan Pembahasan
C. Analisis Rekomendasi
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
DAFTAR PUSTAKA
G. Sistematika Laporan Analisis
Eksekutif :
Bagian ini menyajikan ikhtisar temuan analisis dalam format yang memungkinkan para pengambil keputusan untuk membuat keputusan penting efektif dan efisien.
Pendahuluan :
Bagian ini memperkenalkan bagian utama laporan serta orang-orang utama yang terlibat dalam melakukan analisis dan menghasilkan laporan. Klien juga jelas diidentifikasi.
Latar Belakang:
Bagian ini menjelaskan informasi yang diperlukan untuk menyediakan pembaca dengan pemahaman tentang latar belakang untuk analisis, misalnya mengapa hal tersebut perlu dianalisis.
Tujuan :
Bagian ini menjelaskan tujuan dari analisis. Misalnya, penilaian kebutuhan mungkin dilakukan untuk mendeteksi kebutuhan pelatihan atau pendidikan yang tidak dipenuhi oleh program yang ada. Atau mungkin penilaian kebutuhan dilakukan untuk mengkonfirmasi adanya kebutuhan atau mengklarifikasi sifat kebutuhan yang lain telah dirasakan. Sebuah analisis pekerjaan atau tugas mungkin dilakukan untuk mengumpulkan informasi secara langsung berkaitan dengan sifat produk multimedia interaktif dalam pengembangan.
Keterbatasan :
Bagian ini merinci setiap keterbatasan interpretasi dan generalisasi analisis. Hal ini juga harus menjelaskan tentang reliabilitas dan validitas instrumen (misalnya, kuesioner, pedoman wawancara, atau Focus Group Discussion) yang digunakan dalam analisis.
Pertanyaan :
Pertanyaan yang diajukan akan terkait dengan data yang dijaring untuk dianalisis.
Metode :
Bagian ini menjelaskan teknik analisis digunakan seperti pengamatan dan survei.
Instrumentasi :
Bagian ini menjelaskan semua instrumen dan alat-alat yang digunakan selama analisis. Salinan dari alat harus disertakan dalam Lampiran.
Hasil :
Bagian ini merinci temuan.
Rekomendasi :
Bagian ini menyajikan rekomendasi berdasarkan laporan temuan pada bagian sebelumnya.
Ringkasan :
Bagian ini menyajikan secara singkat dan "mudah dicerna" yang berisi tentang sinopsis laporan.
Referensi :
berisi daftar sumber ditinjau atau konsultasi selama analisis.
CARA MEMBUAT LAPORAN
Sebagaimana sistematika, cara membuat laporan pun berbeda-beda tergantung skup (ruang lingkup)nya dan untuk siapa laporan tersebut diberikan. Berikut ini akan disampaikan langkah-langkah cara membuat laporan: daily report (laporan harian/laphar), weekly report (laporan mingguan/laming), monthly report (laporan bulanan/labu), quarterly report (laporan triwulan), summary report (laporan ringkasan), progress report (laporan kemajuan), executive summary report (laporan ringkasan eksekutif), Annual report (laporan tahunan), analysis report (laporan analisis), dan Press Release.
A. DAILY REPORT
Laporan harian bisa dikatakan sebagai laporan kemajuan yang bersifat relatif informal untuk audiens internal. Biasanya laporan harian disajikan dalam bentuk salah satu format memo (seperti e-mail) atau bentuk lain yang telah disiapkan oleh lembaga. Hal ini terkait dengan kapasitas laporan yang tidak banyak. Laporan harian bertujuan untuk menginformasikan tentang fokus dari suatu pekerjaan/kepentingan. Selain itu, laporan harian juga bertujuan untuk melihat apakah sebuah pekerjaan sudah dilakukan secara baik atau belum dalam kurun waktu satu hari. Laporan harian yang baik akan mengilhami pembaca untuk tetap fokus dan bekerja keras untuk mencapai tujuan, atau setidaknya mau terus membaca laporan. Laporan harian tidak terlalu mempedulikan topik apa yang disampaikan, yang jelas laporan harian akan lebih inspiratif jika fokus dengan apa yang disampaikan, mampu menemukan dan menangkap minat objek kerja, tingkat akurasi laporan yang tinggi, memenuhi unsure keindahan, dan kreativitas.
Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Kumpulkan informasi yang diperlukan, seperti fakta, angka, nama, dan tanggal dari kegiatan (terkait dengan program) yang telah dilaksanakan hari itu.
2. Gunakan format yang telah disiapkan (jika ada), kemudian isilah setiap bagian secara ringkas tetapi utuh.
3. Bila tidak format yang telah disediakan, maka anda harus membuat laporan sendiri dengan menggunakan format memo. Jangan lupa untuk menyertakan tanggal, nama pembaca/pengguna laporan, nama pembuat, dan baris subjek (misalnya, Laporan Harian). Anda juga dapat mengirimkan informasi dalam sebuah e-mail, yang merupakan bentuk elektronik memo.
4. Jelaskan pekerjaan yang Anda lakukan hari itu. Sampaikan informasi sesuai kronologis kejadian atau dikelompokkan berdasarkan jenis kegiatan. Gunakan judul, agar mempermudah pembaca/pengguna untuk mengetahui apa yang akan disampaikan dalam laporan secara secara singkat.
5. Sebutkan masalah-masalah yang dihadapi dan jelaskan pula bagaimana Anda menyelesaikan permasalahan tersebut. Jika masalah tetap belum terpecahkan, jelaskan bagaimana cara Anda akan mengatasinya dan kapan kira-kira permasalahan tersebut bisa terselesaikan.
6. Tentukan apa yang akan Anda capai pada hari kerja berikutnya; disesuaikan dengan plan op (planning of operation) yang telah disepakati sebelumnya.
7. Laporan harus disampaikan secara ringkas dan jelas.
8. Lakukanlah pengecekan sebelum laporan tersebut diserahkan kepada pihak terkait.
B. WEEKLY REPORT
Laporan mingguan membantu program tetap berada di jalur. Sebuah laporan mingguan memungkinkan untuk melacak kemajuan setiap personil di semua tingkat/divisi. Laporan mingguan dapat membantu pelaksanaan program agar selesai sesuai dengan jadwal dan semua personil terkait telah menyelesaikan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Selain itu, laporan mingguan juga bisa digunakan koordinator pelaksana untuk melihat kualitas dari kinerja dari para personil yang berada di bawah koordinasinya. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Sertakan judul "Laporan Mingguan", nama personil, dan tanggal laporan dibuat. item lain yang perlu dipertimbangkan untuk dimasukkan adalah nama “atasan” Anda atau tim Anda (seperti "Cihuy Team").
2. Tulis ringkasan singkat. Dahului bagian ini dengan judul "Ringkasan", dan termasuk beberapa kalimat yang berisi ringkasan pekerjaan Anda untuk seminggu. Ringkasan ini akan memberikan gambaran kepada “atasan” tentang tugas Anda dalam kurun waktu seminggu.
3. Daftar pencapaian tugas. Sorot pekerjaan yang telah dicapai selama seminggu di bawah. Di sini, Anda dapat menyertakan pertemuan penting yang terjadi atau keputusan yang telah Anda buat. Sebagai contoh, jika Anda seorang public relations profesional, Anda akan ingin menyertakan jumlah siaran pers Anda didistribusikan selama seminggu dan perhatian media yang klien Anda diterima. Fokus pada pencapaian yang berkontribusi terhadap tujuan perusahaan atau memindahkan proyek ke arah penyelesaian.
4. Jelaskan dalam proses tugas. Termasuk berapa banyak tugas yang sudah diselesaikan, bila tugas belum bisa diselesaikan secara sempurna, sampaikan pula perkiraan tugas tersebut dapat diselesaikan. Bila sampai tenggat waktu yang telah ditetapkan tugas belum juga dapat diselesaikan, antisipasi apa yang akan dilaksanakan.
5. Mengidentifikasi tujuan yang akan diraih minggu selanjutnya. Tujuan Anda untuk minggu berikutnya harus mencakup setiap item yang ada dalam daftar "In Progress" pada setiap bagian. Identifikasi pula setiap pertemuan atau acara yang dijadwalkan untuk minggu berikutnya juga.
C. MONTHLY REPORT
Laporan bulanan sangat dibutuhkan jika pimpinan proyek menangani lebih dari sebuah proyek. Sebuah laporan bulanan adalah laporan yang berisi tentang laporan kegiatan dalam kurun waktu satu bulan, yang penyerahannya setelah akhir bulan. Sebuah laporan bulanan biasanya membutuhkan satu atau dua halaman, kecuali jika Anda menyerahkan dokumen tambahan, seperti grafik atau diagram untuk menggambarkan kemajuan upaya tim Anda. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Tulis "Laporan Bulanan" di bagian atas halaman dan nama proyek. Sertakan bulan dan tanggal laporan.
2. Jelaskan jam kerja anggota proyek, termasuk nama anggota proyek dan jumlah jam kerja selama satu bulan terakhir bagi setiap personil. Tuliskan pula jumlah kumulatif jam kerja dari setiap personil.
3. Memecah jam yang dihabiskan, seperti perencanaan proyek selama 10 jam, manajemen selama 30 jam atau spesifikasi 10 jam. Pastikan setiap daerah terdaftar dengan jumlah jam dan bahwa mereka cocok dengan jumlah jam kerja pada bulan tersebut.
4. Outline apa yang grup Anda lakukan selama bulan lalu. Sertakan pembaruan yang berlaku pada proyek, seperti anggota proyek berhenti pada tanggal x atau Anda menyewa seorang manajer proyek baru.
5. Diskusikan setiap masalah yang berkaitan dengan manajemen. Bagian ini harus dalam kata-kata Anda sendiri. Anda mungkin memiliki sebuah klien pasif atau karyawan proyek yang kehilangan beberapa hari kerja. Diskusikan masalah manajemen yang berpengalaman dan garis besar rencana untuk memecahkan masalah.
6. Garis Besar peristiwa utama dari proyek ini, seperti apa yang telah Anda capai dan apa strategi tim untuk melanjutkan proyek ini. Diskusikan potensi risiko proyek atau komplikasi yang dihadapi.
7. Tuliskan batas waktu untuk proyek di bagian bawah laporan bulanan.
8. Review dan lakukan revisi (jika diperlukan), sebelum diserahkan kepada pihak yang berwenang.
D. QUARTERLY REPORT
Menulis laporan triwulanan memberikan update pada suatu proyek tertentu atau program setiap tiga bulan. Laporan kuartalan harus ringkas dan setiap kalimat harus memberikan kontribusi untuk memahami perkembangan dan kesulitan yang dialami, sambil memberikan pandangan tentang proyek di masa depan. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Buat halaman judul yang mencantumkan nama perusahaan, nama pembuat laporan, nama proyek, dan tanggal. Anda dapat mempertimbangkan termasuk jumlah laporan. Sebagai contoh, jika update keempat, anda harus mencantumkan nomor laporan empat pada halaman judul.
2. Tulis ringkasan eksekutif menyoroti prestasi dari tiga bulan terakhir, hasil yang didapat, dan kesimpulan yang telah ditarik. Ringkasan eksekutif untuk laporan triwulanan tidak melebihi satu halaman panjang.
3. Memberikan pengantar ke dalam proyek dalam laporan triwulanan, termasuk ringkasan dari proyek, rencana kerja dan hasilnya. Anda harus menyertakan pernyataan tujuan proyek, membahas masalah yang ingin Anda memecahkan dan pertanyaan yang Anda ingin jawab atau selesaikan (terkait dengan tujuan yang akan diraih dalam rentang waktu triwulan).
4. Diskusikan hasil di bagian utama dari laporan triwulanan. Pilih hasil yang khas dan apa yang telah menuntun Anda untuk melakukan kesimpulan atau hasil sampai saat ini. Menyajikan hasilnya dalam bentuk tabel atau angka-angka agar pembaca/pengguna laporan dapat dengan mudah menginterpretasikan hasilnya.
5. Garis Besar kesimpulan yang diambil akan menunjukkan bahwa Anda dapat menggunakan keterampilan berpikir kritis dengan menempatkan hasil dalam konteks dengan tujuan keseluruhan proyek Anda.
6. Jelaskan apa yang akan diselesaikan selama tiga bulan ke depan, termasuk apa tujuan atau sasaran Anda (berdasarkan pengetahuan dan informasi yang diperoleh selama tiga bulan sebelumnya).
E. SUMMARY REPORT
Ringkasan laporan akan sering muncul di akhir laporan, terutama jika informasi dalam laporan ini rinci, kompleks atau teknis. Dalam ringkasan, berisi ide, kesimpulan dan rekomendasi. Pikirkan laporan sebagai puzzle dengan masing-masing bagian menjadi bagian dari laporan; ringkasan ditulis dari perspektif seseorang berdiri di atas puzzle sekarang-selesai, melihat ke bawah dan meninjau pengalaman. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Tuliskan tujuan dibuatnya laporan. Misalnya, rincian laporan ini hasil tinjauan Konsultan ABC tentang sistem informasi Perusahaan XYZ dari 1 Juli - 6 Juli.
2. Jelaskan secara singkat lingkup laporan. Masalah apa yang akan diselesaikan atau masalah apa yang akan ditangani? Sebagai contoh, Anda mungkin mengatakan bahwa akses terhadap informasi XYZ melalui jaringan, internet dan sistem telekomunikasi diuji untuk kelemahan keamanan.
3. Memberikan gambaran metode penelitian yang digunakan. Bagaimana informasi untuk laporan yang dikumpulkan? Contoh: Pengujian dilakukan melalui penilaian terhadap kebijakan sistem informasi XYZ, evaluasi dari kontrol pada sistem yang ada, dan wawancara dengan pengguna dan sistem manajemen.
4. Tuliskan yang menjadi temuan penting yang hasilnya sudah dituliskan secara rinci dalam laporan.
5. Tuliskan kesimpulan utama dan rekomendasi. Apa yang harus pembaca lakukan? Contoh: Kami sarankan XYZ Perusahaan menetapkan kebijakan penggunaan yang dapat diterima dan memerlukan perlindungan karyawan password.
6. Pastikan masing-masing point yang disampaikan di atas mencerminkan urutan bagian dalam laporan.
F. PROGRESS REPORT
Laporan ini biasanya ditulis untuk memberikan update tentang status proyek yang belum selesai. Proyek-proyek yang membutuhkan laporan kemajuan umumnya jangka panjang dibandingkan dengan proyek yang dapat diselesaikan dalam beberapa minggu. Jenis proyek dapat bervariasi. Proyek-proyek yang memiliki laporan kemajuan bisa proyek konstruksi, proyek perbaikan utama, pendanaan proyek-proyek atau proyek pengujian. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Menulis judul untuk laporan kemajuan Anda. Sertakan nama proyek, nama penulis, dan periode waktu yang dicakup oleh laporan itu.
2. Ikuti judul dengan bagian pengantar. Sertakan tujuan proyek, termasuk deskripsi proyek, dan tujuan laporan. Sebutkan laporan kemajuan sebelumnya dan tanggalnya jika ada.
3. Sertakan bagian tentang kemajuan. Ini adalah tubuh utama laporan ini. Memberikan gambaran umum tentang pekerjaan yang telah diselesaikan dalam periode pelaporan. Laporan masalah dan bagaimana hal tersebut diatasi. Menyediakan persentase kasar dari jumlah pekerjaan yang telah selesai.
4. Tambahkan bagian pada ekspektasi. Jelaskan bagaimana sisa proyek ini diharapkan dapat dilanjutkan dan sampaikan pula (jika ada) kesulitan yang akan berpotensi menghalangi penyelesaian proyek. Jika ada kebutuhan untuk menambah personil kerja, juga ditambahkan di sini.
5. Menyelesaikan laporan kemajuan dengan kesimpulan. Ini harus berisi ringkasan singkat dari apa yang telah ditulis dalam laporan kemajuan. Hal ini berfungsi untuk menyatukan berbagai titik yang dibuat dalam laporan (jika perlu).
G. EXECUTIVE SUMMARY REPORT
Sebuah ringkasan eksekutif merupakan laporan yang berisi pokok-pokok laporan yang sudah dijabarkan dalam tubuh laporan. Ringkasan eksekutif ini biasanya ditujukan untuk orangorang non-teknis yang tidak mempunyai waktu untuk membaca seluruh isi laporan utama. Laporan eksekutif berisi informasi yang cukup bagi pembaca untuk mendapatkan inti dari apa yang dibahas, tanpa harus membacanya secara lengkap. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Tulis ringkasan setelah Anda menulis laporan utama, dan pastikan tidak lebih dari 1/10 panjang laporan utama.
2. Daftar poin dan urutan dalam ringkasan ekesekutif sama dengan urutan yang ada dalam laporan utama.
3. Menulis kalimat deklaratif sederhana untuk masing-masing titik utama.
4. Tambahkan kalimat penjelas yang diperlukan, hindari materi teknis dan jargon yang tidak perlu.
5. Baca ringkasan perlahan dan kritis, pastikan apa yang disampaikan telah menggambarkan tujuan Anda, pesan, dan rekomendasi kunci. Pastikan pembaca/pengguna memahami isi ringkasan utama tanpa kehilangan titik laporan utama.
6. Periksa kembali gaya, tata bahasa ejaan, dan tanda baca. Tanyakan pada sesama penulis untuk mengoreksi dan mengedit dokumen.
7. Mintalah orang non-teknis - misalnya, orang tua Anda atau pasangan Anda – untuk membaca dokumen. Jika membingungkan atau membosankan mereka, ringkasan mungkin akan memiliki efek yang sama pada pembaca non-teknis lainnya.
H. ANNUAL REPORT
Laporan tahunan merupakan catatan kinerja keuangan perusahaan dan operasi tahun berjalan. Publik perusahaan yang diperdagangkan menghasilkan laporan tahunan untuk memberitahu pemegang saham, calon investor, pelanggan dan lainnya apa yang terjadi. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Pecah laporan menjadi lima bagian: ringkasan keuangan; surat kepada para pemegang saham, perusahaan operasi dan perkembangan yang signifikan, laporan keuangan, dan informasi tentang pejabat dan direksi.
2. Tulis ringkasan keuangan. Narasi ini umumnya mencakup pendapatan, laba bersih dan laba perdata saham. Biasanya itu termasuk bernilai tiga tahun data.
3. Sertakan surat kepada pemegang saham. Di sini, pejabat eksekutif kepala atau ketua membuat pernyataan resmi tentang kinerja perusahaan.
4. Tulis serangkaian artikel tentang usaha dan perkembangan yang signifikan. Anda mungkin mendiskusikan perubahan dalam produksi, produk baru, masuk ke pasar baru, merger dan akuisisi, penelitian dan pengembangan, perubahan dalam pemasaran dan penjualan, dan berita lainnya.
5. Tulis laporan keuangan. Bagian ini terdiri dari tabel menunjukkan sebagian besar pendapatan, biaya dan data pendapatan secara detail. Ini adalah jantung dari laporan, meskipun biasanya muncul di belakang publikasi.
6. Sertakan ringkasan informasi tentang pejabat dan direksi. Foto biasanya menyertai bagian ini.
7. Tanyakan pengacara dan akuntan untuk meninjau dokumen untuk memastikan akurasi dan kepatuhan peraturan.
I. ANALYSIS REPORT
Laporan analisis, kadang-kadang disebut juga dengan laporan rekomendasi. Pembuat laporan berusaha untuk memecahkan masalah dengan mengevaluasi pilihan dan menyarankan solusi. Meskipun data objektif disajikan, sebagian besar dari laporan ini adalah analisa data untuk membantu pembaca membuat keputusan. Panjang laporan tergantung pada jenis dan cakupan analisis. Berikut adalah langkah-langkah cara pembuatannya :
1. Mulailah membuat laporan dengan data objektif yang disajikan secara jelas dan ringkas dalam bagian berjudul baik Pendahuluan atau Latar Belakang. Bagian ini harus menunjukkan pentingnya masalah dibahas, serta mengidentifikasi yang hal yang dianalisis dan mengapa. Jika informasi latar belakang sangat luas, pertimbangkan untuk menggunakan bagian Pendahuluan (menjelaskan mengapa Anda menulis laporan dan tujuannya) dan bagian Latar Belakang (yang menjelaskan metode dan sumber yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dan membangun kredibilitas mereka).
2. Jelaskan masalah khusus yang akan dibahas dalam laporan. Pastikan bahwa pembaca/pengguna memahami pentingnya masalah dengan menyediakan informasi pendukung yang solid.
3. Menguraikan keterbatasan analisa atau rekomendasi yang akan datang dalam laporan. Jelaskan bagaimana data dikumpulkan dan dengan metode apa data tersebut dijaring.
4. Menarik kesimpulan (laporan disederhanakan atau cukup dideduksi dari data yang disajikan) di bagian Kesimpulan untuk selanjutnya dibuat implikasinya.
5. Buatlah rekomendasi yang jelas terkait dengan kesimpulan dan implikasi yang telah disampaikan.
6. Sertakan informasi tambahan jika perlu di bawah judul seperti Metode Pengumpulan Data, Temuan, Penyajian Fakta, Analisis Fakta, Pilihan, Ringkasan dan Referensi.
J. PRESS RELEASE
Tujuan siaran pers (press release) adalah untuk menarik perhatian orang-orang yang bertanggung jawab untuk memilih berita apa yang akan dilaporkan di media. Dalam hal ini, public relations lembaga terkait sering digunakan untuk mencari media yang relevan dengan berita yang akan disebarluaskan. Perhatikan bahwa penting untuk memberikan nama kontak dan alamat untuk informasi lebih lanjut. Berikut adalah formatnya :
Untuk :
Tanggal release/ditayangkan :
Subject :
